一旦决定召开会议，接着就必须着手筹备。如何办个成功的会议呢？　

选择适当的会议形式

无论会议是大是小、正式或非正式、临时召开或预先周详策划，都必须按开会的目的选择适当形式。您想想，“动脑”会议要是在沉闷的董事会议室内举行，能进发出创意的火花吗？同样的，在股东常年大会上，要是安排与会者全躺在豆袋上，场面是不是很滑稽？　

管理会议费用

讲求实际是首要原则。在旅费及住宿费之间也必须求取平衡。考虑这些问题：让代表们由东飞到西就为了两天的会议，这种作法是否实际？若是为期数天的专题大会，那在住宿方面得增加多少预算才能让代表们住得舒舒服服？　

确定会议日期

有多少人愿意在公共假日出国开会呢？在筹划海外会议时，务必确保会议日期不会碰上公共假日。此外，周末也是个考虑因素。设身处地想一想：若您得到海外开会一天，您会希望那是在星期三，还是星期一（您可借周末调整时差）？一旦确定了有关细节，您就可直接联系肇庆旅行会展服务中心。我们保证在两小时内对您的查询做出回复。　

决定会议的安排

会议的安排越精简越好！一旦有了决定，您就能预算出会议需要多长时间（记得将小休时间算在内）。开会时就应尽可能按照既定的安排进行。筹划会议不要只满足于基本需求，而应注入更多的创意

实用提示　

·　创造会议主题。如果您开会的目的是要集思广益，为即将面临的市场竞争构思制胜奇招，那可将会议取名为“战无不胜”。这样就可将与会者带入作战状态！　

·　只邀请该请的人。人数越少，开会的效率越高。　

·　寄出创意请柬。以取名为“战无不胜”的会议为例，何不寄上一顶别致的军帽？别忘了提供会议的举行日期、时间及地点一这可是会议主办者的通病噢！　

·　会前做好思考工作。随请柬寄上一些会议相关作业，帮助代表们进行会前思考。　　

·　备妥会议用具。一般会议所需的文具，在我们特备的“会议百宝箱”内已有提供。不过，举行机密会议所需的用具，如碎纸机、复印机等，则应预先准备。　

·　重要事项先讨论。否则，当您想讨论重要课题时，或许会发现半数的代表已经离席去找糕点吃了。　

·　了解代表们的文化背景。一个对您无伤大雅的笑话，对另一位代表却可能是最大的耻辱。　

·　开辟会议网站。代表们可通过这个网站互通重要信息，如议程、天气状况（海外会议）等等。