制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标　 
     制定会议议程
     了解可供使用的场所和设施情况
     选择或提议合适的场所
     检查并比较各项设施
     安排交通事宜
     协调会务工作人员的活动
     招收、培训会务人员和广告人员
     制定可行预算或按既定预算安排有关工作
     确定各项工作的时间安排
     视察选定的场所和设施
     与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
     确定印刷公司

   安排食品、饮料有关事宜 
     商讨价格
     同会议发言人和各位贵宾进行联系
     在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： 

 　　预计召开会议的日期；
 　　会议预计召开几天；
 　　打算在什么地方召开会议；
 　　会议形式或程序是什么；
 　　需要多大的场地；
 　　以前开过这样的会议吗？结果如何；
 　　将有多少人到会；
 　　会议预算是多少；
 　　与会者对费用开支很在意吗？
 　　打算选用什么级别的酒店和设施；
 　　打算选用最高级的房间标准是什么；
 　　谁来制作会议邀请函；
 　　会议需要向与会者打印相关资料吗？
 　　会议的发言人有哪些？
 　　会议需要什么样的视听设备；
 　　需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
 　　与会者可以携带家属吗？
 　　打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
 　　有谁来承担这些活动的费用。