当会议主题和目的明确之后，会议的形式和针对对象也随之确定下来了，这可使后面的筹划工作有条不紊，按部就班，真正做到“投入小、见效快、收益大、厂商双赢”的目的。

　　会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、新颖、独特之处；会议目的与主题息息相关，原则上，一次会议目的应该尽量单纯。

　　机不可失——选准时机选对地点　　选择一个合适的时机对会议举办成功与否具有相当大的作用。在市场上，往往有“先发制人、后发制于人”的说法，会议召开的时机必须选择好，否则，“机不可失，时不再来”。

　　比如经销商座谈会，可将时间选择在市场淡季后期，同时距年底旺季还有一段时间。选择这个时机，首先是公司营销政策已经出炉，新品即将全面上市，经销商可以参观到公司的整体实力和产品阵容；其次，淡季正好是总结去年、展望来年的好时机，经销商的业务也不是非常多，避开繁忙的销售旺季；再次，在濒临年底时，经销商的心思多放在销售，回收欠款以及打点各个上级主管单位和领导。

　　在选准时机之外，还要充分考虑到了会议举行的时间和地点。一般来讲，可结合公司实际情况，将经销商座谈会确定为３天，接待日除外，第１天是参观厂房，休息；第２天全天是经销商座谈会；第３天则是私下沟通兼游玩。在会议举行的日期方面也要煞费苦心，座谈会举行的日期选择最好避开双休日。

　　在会议召开的地点选择方面，要通过实地考察，提前预订了一个风景秀丽的别墅山庄，虽然不是很豪华，但温泉、秀山、绿水，加上四周典型的田园风光会避免片面追求高档豪华五星级酒店而导致的“费力不讨好”的惨痛结局。

　　敲门砖——成功的报告策划　　举办会议是需要公司往外掏钱的，但是会议究竟会达到什么样的效果，谁也说不准。此时，会议负责人应该及时向上级领导提出一个比较详尽的报告，针对当前的市场环境、面临的挑战与机遇、举办会议的投入与预计的成效作详细的分析，力争获取上级的支持。

　　对于上级来说，是否支持会议，支持力度多大，取决于３个问题：为什么要举行会议营销？如何办好会议营销？付出与产出各是多少（或付出与产出是否成正比）？第１个问题的答案在市场背景资料部分和会议的主题、目的部分；第２个问题的答案在于会议的具体内容，包括形式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；第３个问题的答案在于会议预算费用表和预计收益表，以及会议结束之后的总结报告。会议营销要想获得上级支持，提交给上级的报告中就必须解决以上３个问题，因此有人认为“报告是赢得上级支持、会议营销成功的敲门砖”。