不过，上述所谓的“合适时机”也可能成为“不合适时机”。事实上，很多的新闻发布会搞得很是枯燥或琐碎、令人厌烦。因而，当公司考察是否举办新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：

　　　　１、　一则新闻通稿或声像资料带——附带事件简介、背景材料——是否完全可以提供给记者所需的、媒介受众喜欢的故事？

　　　　２、　让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给一则新闻通稿增加些什么？

　　　　３、　公司高层管理者或董事会成员公开露面是否能为公司获得或提高凝聚力或可信度？

　　　　４、　能否提供给记者在别处得不到的新闻？

　　　　５、　是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。

　　　　６、　公司新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？

　　　　７、　与记者面对面的交流是否可以为他们提供一个询问公司其他方面情况而我们又不希望将之公开化的机会？如公司战略。　

二、　筹划与准备中的“彩排”　

　　　　俗话说：有备无患。对组织传播而言，讯息必须经过精心处理并使其准确地抵达特定公众。信息传播渠道也须精心挑选。所以，绝不打无准备之仗，务必要先期实施培训与排练。

　　　　一般地，搞一两次系统化培训是必要的。这样，你可以预见到发言人是否称职、哪些方面还欠缺。但也不要训练的过多，那样你最后出现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机。具体训练方法如下：

　　　　１、　聚集那些平时敢于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题——一类是肯定会被问到的，还有一类是你希望不被问到的。让“记者”提问。如必要，重复２～３次。

　　　　２、　让通晓技术过工艺流程的人员与会，以检查发言人所说是否准确；如设计法律，那么公司法律顾问也应在召集之列。

　　　　３、　反复播放“彩排”录像，让新闻发言人看看自己的表情、体语效果，然后提出意见。