确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

　　参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

　　新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。

五、拟定活动策划案和具体操作方案

　　活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

　　具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

　　　１、会议议程

　　　２、新闻通稿

　　　３、演讲发言稿

　　　４、公司／组织宣传册

　　　５、有关图片

　　　６、纪念品（或纪念品领用券）

　　　７、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

新闻通稿包括如下：

　　　１、消息稿。字数较短，一般在１０００字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。